Bestimme zu Beginn immer die Hauptziele des Intranetportals (z.B. Wissensaustausch, Dokumentenverwaltung, Kommunikation). Klare Ziele helfen dabei, die Struktur und Inhalte gezielt auszurichten. Erstelle eine Liste von Kernzielen, die das Intranet erfüllen soll z.B. In Form einer „Mission & Vision“ Präsentation. Fokussiere dich dabei auf eine Sprache, die besonders hervorhebt welchen Vorteil des neue Intranet für den einzelnen Mitarbeiter haben wird und wie genau diese erreicht werden sollen, anstatt nur Funktionen des neuen Portals aufzulisten.

„Das neue Intranet soll schneller und aktueller als je zuvor Informationen bereitstellen.“ (Vision)

„Wir erreichen dies, in dem wir jeden Mitarbeiter dazu befähigen selbst Wissen und News beizutragen.“ (Mission)

Liste alle bestehenden Inhalte, die im Intranet bereitgestellt werden sollen auf (Dokumente, Foren, Kalender, etc.). Eine vollständige Inhaltsübersicht hilft, eine sinnvolle Struktur zu entwickeln. Kategorisiere die Inhalte nach Themen und Prioritäten (z.B. Produkte, Projekte, Prozesse oder Aufgaben).

Kennst du Marie Kondo? Ich bin riesiger Fan ihrer Aufräum-Methode. Alles was zu einer Kategorie gehört wird auf einen „Haufen“ geschmissen und aussortiert. Dann wird es in sinnvolle Kategorien aufgeteilt und gut zugänglich aufbewahrt. Ja, aufräumen macht nicht immer Spaß, das weiß ich persönlich sehr gut! Aber es lohnt sich immer.

Alle Inhalte / Dokumente oder Themen einmal zu sammeln, um dann die Menge zu begreifen, ist hilfreich um Herr oder Herrin über historisch gewachsene Strukturen zu werden. Eine andere Methode, die agiler und schneller erste Ergebnisse erzielt, ist erst zu identifizieren welche Inhalte eine sehr hohe Priorität haben und diese gut erreichbar unterzubringen.

Woher weiß ich welche Inhalte eine hohe Priorität haben?

Es gibt mehrere Indikatoren für hochpriorisierte Inhalte im Unternehmen. Zunächst einmal kann in bestehenden Systemen über Auswertungen von Suchanfragen und/oder Zugriffen ein Überblick generiert werden. Existieren solche Systeme nicht, dann haben 2 Gruppen die Informationshoheit und sollten interviewt werden:

Gruppe 1: Die Anwender selbst. Dazu ausgewählte, verschiedene Rollen im Unternehmen befragen wonach sie häufig suchen und welche Informationen und Dokumente für ihre tägliche Arbeit entweder sehr wichtig sind oder wichtig wären, wenn sie existierten.

Gruppe 2: Redaktionelle Inhaltsbereitsteller. Das sind Rollen im Unternehmen die sicherstellen (müssen), dass bestimmte Informationen bei den richtigen Leuten ankommen, damit diese ihren Job ordnungsgemäß machen können. Das sind zum Beispiel ganz klassisch QM-Beauftragte, Prozesseigner, die Geschäftsführung oder die Personalabteilung. Je nach Kontext kann das unterschiedlich sein.

Ihre Aufgabe kann sein, dass die Effizienz im Unternehmen gesteigert wird oder, dass gültige Gesetze und Normen eingehalten werden. Sie sind eine wertvolle Wissensquelle für die Priorisierung von Wissen und Informationen.

Entwickle eine hierarchische Struktur für das Intranet (Menüs, Kategorien, Unterseiten). Eine klare Struktur hilft den Nutzern, schnell die benötigten Informationen zu finden. Skizziere eine Sitemap oder ein Flowchart, welches die Seitenstruktur darstellt.

SharePoint und allgemeine Web Best Practices sehen klare Grenzen und Empfehlungen bei der Menge von Menüelementen, der Komplexität von Klickwegen und Ähnlichem. Um zunächst einen inhaltlichen Überblick zu erhalten, bilde unabhängig von der zukünftigen Darstellung die Themenstrukturen und Cluster – so dass jeder Mitarbeiter diese einfach nachvollziehen kann. Eine passende Navigationslogik wird erst danach erstellt.

Versetze dich dabei stets in einen neuen Mitarbeitenden im Unternehmen hinein, der zum ersten Mal sieht, welche Informationsthemen es gibt. Wenn dieser die Struktur nicht ohne voriges Studium versteht, dann ist sie nicht gut.

Ein häufiger Fehler ist, dass sich Menschen ewig mit dem Design von Menüs und Kacheln aufhalten bevor überhaupt klar ist, wie viele Elemente untergebracht werden müssen oder welche unterschiedlichen Zugänge es geben soll (Spoiler: Ein Navigationsmenü ist nur einer von vielen Zugängen).

Methodik-Tipp: Card Sorting

Mit der Card Sorting Methode sammelst du 30 – 80 repräsentative Strukturelemente (Themen oder Label) und lässt diese durch möglichst viele verschiedene Anwender in Form von „Karten“ zu Kategorien zusammenfassen. Diese Methode gibt Einblicke darin, wie die Anwender denken und kategorisieren und hilft bei der Erstellung einer nutzerbasierten Informationsarchitektur. Ein gutes digitales Tool dafür, mit dem ich bereits gearbeitet habe, ist zum Beispiel Optimal Workshop. Man kann das Ganze aber auch mit einem Team in einem Workshopraum gemeinsam erarbeiten , auch das ist durchaus beliebt.

Plane eine intuitive Navigation mit klaren Begriffen (z.B. „Teamarbeit“, „Dokumente“, „Mitarbeiter-Handbuch“). Nutzer sollen sich im Intranet schnell zurechtfinden können. Entwerfe dazu ein einfaches, benutzerfreundliches Navigationssystem (z.B. Hauptmenü, Filter, Suchfunktionen, weitere Untermenüs).

Gerade im SharePoint ist dieser Schritt extrem wichtig, da es zum Beispiel keine hierarchische Grundarchitektur gibt, die sich in einer „Brotkrümel-Navigation“ widerspiegelt. Dafür gibt es Hubs und Hubnavigationen, sowie untergeordnete Sitenavigationen. Diese sinnvoll zu intergrieren und zu nutzen kann allein schon eine Herausforderung sein – denn Links sind zwar schnell erstellt, aber benutzerfreundliche Strukturen liegen oft im Auge des Betrachters – oder in dem Fall des Sitebesitzers. Und der ist oft kein UX-Designer.

Daher macht es Sinn die Navigation zentral zu planen und klare Vorgaben zu entwickeln, wie Nutzer im SharePoint geführt werden sollen. Oft ist die Thementiefe aber sehr viel umfangreicher, als ein klassisches Megamenü abbilden kann. Wenn ein Anwender sich in 9 – 15 Ebenen tiefe Strukturen, wie es bei Produktdatenbanken oft der Fall ist, hineinnavigieren muss, dann stoßen wir bei den klassischen Menüs an unsere Grenzen. Auch ist das manuelle Erstellen jedes einzelnen Links für eine neue Seite oder ein neues Dokument ein realitätsferner Aufwand. Deshalb sind dynamische Seiten, die ihre Inhalte automatisiert nach bestimmten Kriterien auflisten, eine wichtige Ergänzung zu dem klassischen Menü.

Baue erste Prototypen der Informationsarchitektur (z.B. als Wireframes oder Mockups bei komplexen Designs, als direkte Prototoypen in SharePoint Online bei einfachen Designs) und teste sie mit echten Nutzern. Frühzeitiges Testen hilft, Fehler zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. Optimiere die Struktur anhand von Feedback und Nutzertests.

Ich persönliche nutze in Projekten immer gern als erste Testinstanz des Projektteam selbst – denn im besten Fall repräsentiert es einen Querschnitt des Unternehmens. Danach ziehe ich gerne erweiterte Piloten hinzu – das sind wichtige Leuchttürme im Projekt oder wichtige Shareholder an den Themen.

Stelle sicher, dass die Suchfunktion gut funktioniert und relevante Ergebnisse liefert. Nutzer müssen schnell und effektiv Informationen finden können, auch wenn sie nicht genau wissen, wo sie suchen sollen.

Es gibt Link-Dominante und Such-Dominante Menschen. Du kannst das vergleichen mit Leuten, die in den Baumarkt oder eine Bücherei gehen und entweder stöbern oder direkt am Infoschalter etwas Konkretes erfragen. Manchmal möchte man etwas ganz bestimmtes und hat wenig Zeit und manchmal möchte man sich einen Überblick über alles Vorhandene verschaffen und ist noch nicht ganz sicher, was man genau sucht. Und genau deshalb ist die Suchfunktion genau so wichtig, wie die Navigation.

Eine gute Suchfunktion hängt von der Informationsarchitektur ab. Eine schlechte Informationsarchitektur oder unstrukturierte Ablagen und Kategorisierungen sorgen automatisch für weniger Möglichkeiten bei der Suchoptimierung. Nur wenn etwas sinnvoll mit Metadaten versehen wurde, kann man dafür Filtermöglichkeiten anbieten. Nur wenn die Darstellung der Suchergebnisse sinnvolle Teaser liefert, kann man als Suchender erkennen, ob man das richtige gefunden hat. Und nur, wenn die Informationen aktuell und gültig sind, kann man überhaupt davon ausgehen etwas Relevantes zu finden.

In der Realität sieht dies aber oft ganz anders aus, deshalb ist eine gute Informationsarchitektur der Schlüssel zu einem guten Sucherlebnis und sorgt für eine bessere Informationsqualität.

Erstelle einen Wartungsplan zur kontinuierlichen Verbesserung. Plane regelmäßige Überprüfungen der Informationsarchitektur und beziehe Feedback von Nutzern ein.

Intranet-Inhalte und -Strukturen verändern sich, und eine regelmäßige Wartung stellt sicher, dass die Architektur weiterhin optimal bleibt.

Dedizierte Rollen im Unternehmen für Wissens- und Intranetplattformen sind dafür zuständig, dass die Informationsarchitektur sauber bleibt, die Informationen aktuell gehalten werden und sie können auf Veränderungen im Unternehmen oder neue Themen reagieren. Eine der wichtigsten Rollen ist zum Beispiel der „Content Manager“. Diese Rolle stelle ich dir in einem separaten Beitrag später nochmal vor.

Eine minimale Plattform, die echte erste Probleme im Wissens- und Informationsmanagement löst und dann stetig verbessert und erweitert wird, ist viel interessanter für die Anwender, als eine Plattform, die 3 Jahre Entwicklung benötigt und dann bereits veraltet ist, wenn sie fertig ist. Eine Wissensplattform ist „nie“ fertig, deshalb sind die Prozesse der Optimierung so wichtig und die Technik zweitrangig. Starte am besten sofort los und optimiere anhand des Feedbacks.

Und vergiss niemals – tue Gutes und rede darüber. Dann klappt es auch mit der Informationsarchitektur. Eine gute Informationsarchitektur zeichnet sich im Übrigen oft dadurch aus, dass man Nichts hört (und natürlich trotzdem viele Besucher hat!).