Einen Downloadlink in einer SharePoint Seite erstellen
Habt ihr euch auch mal gefragt wie man einen direkten Downloadlink in SharePoint einfügt? Meine Kunden und ich jedenfalls schon häufiger!
Manchmal kann ein direkter Download die Usability für Endanwender massiv vereinfachen. Vor allem wenn Dokumente eigentlich nur zum Ausfüllen sind und immer heruntergeladen werden sollen. Das gilt zum Beispiel für Formulare und Vorlagen. Oder Informationen, die spontan an Geschäftspartner und Kunden per E-Mails verschickt werden sollen.
Natürlich gibt es einen Weg über die SharePoint Bibliothek einfach eine Datei herunter zu laden. Aber in einem SharePoint Intranet oder Wissensportal bewegen wir uns oft in Webseiten und nicht den Bibliotheken. Der Vorteil interaktiver Webseiten ist, dass Dokumente zusammengefasst zu Themen angeboten werden können, oder einfach verschiedene Erklärungen und Hinweise zu den Dokumenten bereitgestellt werden können. Es gibt viele Anwendungsfälle.
Aber wie kann man einen Downloadlink in einer Seite mit einem Webpart erstellen? So SharePoint – so kompliziert manchmal.
Manche Webparts bieten zwar einen “im neuen Tab öffnen” Link an, aber der ist wenig hilfreich, wenn man dann erst wieder den Downloadbutton in Office Online suchen muss. Und Klicks reduzieren kommt immer gut an!
Der Vorteil: Ein SharePoint Direktdownloadlink kann mit jedem Webpart erstellt werden, das Links zulässt. So zum Beispiel Schaltfläche, redaktionelle Karte oder mehrere Downloads als Quicklinks. Oder einfach im Text. Um einen Downloadlink zu “bauen” benötigen wir zwei Dinge:
Den Pfad zum Dokument (auch Originallink – keinen Freigabelink oder ähnliches!) und die URL der SharePoint-Site, in dem das Dokument sich befindet. (Achtung – nicht die Bibliothek!).
Der Downloadlink setzt sich nun so zusammen (ein Editor wie Notepad++ kann dabei helfen, den Link zusammen zu bauen, bevor ihr ihn in den SharePoint einfügt).
URL der SITE + _layouts/download.aspx?SourceUrl= + Pfad zum Dokument
Und hier seht ihr ein paar Screenshots und eine Anleitung dazu, wie ihr das in den SharePoint einbaut und auch den richtigen Pfad zum Dokument bekommt.
- Findet das Dokument in der Bibiothek, dass ihr zum Download anbieten möchtet
- Findet im Detailpanel rechts (ggf. erst öffnen) dem Bereich unten mit weiteren Details und der Möglichkeit den Pfad zu kopieren
- Verwendet ein beliebiges Linkwebpart und fügt den zusammengesetzten Link hinein, der kann zum Beispiel so aussehen: https://meinsharepoint.sharepoint.com/sites/intranet/_layouts/download.aspx?SourceUrl=https://meinsharepoint.sharepoint.com/sites/intranet/Dokumente/Template.docx
- Fügt den Link hinzu, je nach Webpart über das Linkfeld oder über den Auswahldialog und die Option „von einem Link“.
Achtung!
Wie das so ist mit Links zu Dokumenten – Wenn sich der Dateiname oder der Ablageort des Dokumentes ändert, dann funktioniert auch der Link nicht mehr! Bitte beachten!
In einem nächsten Beitrag zeige ich euch dann, wie ihr mit PnP Modern Search eine dynamische Dokumentenliste erzeugt, wo alle Dokumente automatisch einen Downloadlink haben, der sich mit anpasst, wenn sich ein Dokument verändert und die sich selbstständig erweitert, wenn neue Dokumente hinzukommen.