SmartStash – Wissensmanagement für SharePoint Online
Das Produkt und seine Entstehung
SmartStash ist ein zentral in Microsoft Azure gehostetes und mit den verschiedenen Kundentenants verknüpftes Software-as-a-service Produkt. Es erweitert SharePoint Online um Wissens- und Contentmanagement Funktionen, sowie einiger nützlicher Usability Verbesserungen für SharePoint Online in Form von Webparts und Extensions.
Entstanden ist das Produkt schon zu Zeiten von SharePoint 2013 / 2016 OnPremise, aber dort mehr als SharePoint und Javascript Templatesammlung, die einige Prozesse (2-stufige Freigaben und Lesebestätigungen) und einen A-Z Index, sowie einige Designs für die klassische Publishing Page beinhaltete. Es trug dort noch den Arbeitsnamen „SPIMS“ (kurz für SharePoint Informationsmanagement System).
Die Grundidee kam mir, als ich versucht habe mir etwas SharePoint basiertes für unser Abteilungswissen zu überlegen. Dieses drohte einfach die Kapazitäten und Usability eines OneNote-Notizbuches zu übersteigen und da wir damals viel Wachstum verzeichneten, war es wichtig für das Onboarding und die Skalierbarkeit ein vernünftiges System zu schaffen.
Irgendwann entstand dann erst ein Produktteam und dann ein richtiges Produkt. Die ersten Jahre war ich mehr der Ideengeber und nicht der Produkt Owner. Diese Rolle habe ich dann später übernommen, als das Produkt zu einer eingetragenen Marke wurde und ich mehr und mehr um das Produkt herum involviert war.
Die Grafik zeigt die SmartStash Vision als Werkzeug für integriertes Wissensmanagement im Unternehmen und die damit verbundenen Prozesse.
Ein paar Eindrücke von der Oberfläche
Hier sind ein paar Screenshots um sich einen Eindruck von dem Produkt und seiner Funktionen zu verschaffen. Die Sammlung ist natürlich nicht vollständig, wer interessiert ist, kann sich die aktuelle Dokumentation ansehen.
Wissensmanagement Webcast
Der Wissensmanagement Webcast war ein kostenloses Begleitformat für das SmartStash Produkt auf der einen Seite, aber auch für unser Wissensmanagement Beratungsvorgehen auf der anderen. Unser Ziel war es Wissen zu vermitteln, den Zuhörern das Gefühl zu geben, dass sie verstanden werden und wir ihre Probleme kennen. In der zweiten Hälfte haben wir dann eine kleine Produktdemo gezeigt mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Der Webcast fand quartalsweise statt und hat sich stets guter Besuchszahlen erfreut.
Wissensmanagement Podcast
„The Queens Stash“ ist ein Wissensmanagement Podcast rund um die Themen des SmartStash Produktes, digitales Wissensmanagement in Unternehmen und Modern Work Themen rund um Informationsmanagement und Intranet. Mit wechselnden Gästen aus der Belegschaft, Kunden und Partnern geben wir spannende Einblicke in die unterschiedlichen Herausforderungen modernen Wissensmanagements und unserer Lösungsansätze.
Die SmartStash Webseite
In einer mehr oder weniger Nacht- und Nebelaktion habe ich mit Isabell, ihrerzeit Marketing Managerin des Produktes SmartStash, neben der normalen Arbeit die Website auf Basis von WordPress erstellt. Dazu haben wir uns nicht nur das CI und die Websitestruktur erarbeitet, sondern auch die ersten Inhalte zum Produkt komplett von 0 selbst erarbeitet, aufbereitet und auf die Website gepackt. Danach habe ich unserem damaligen CEO vorgestellt was wir dort machen und er konnte natürlich nicht anders als uns zu erlauben das Ganze live zu nehmen und auszurollen. Darauf waren wir sehr stolz (Zudem war es mein erstes WordPress Projekt, yey!)
Eindrücke von der SmartStash Webseite
